Podjetja so dolžna sprejeti notranje (interne) akte, pri čemer ločimo obvezne interne akte ter priporočljive akte. S sprejemanjem prvih podjetje zadosti zakonskemu minimumu, kar pa se v določenih primerih kot je pregled s strani delovne inšpekcije ali določen delovnopravni spor v katerem je v skladu z delovno zakonodajo materialno kot tudi procesno dokazno breme na delodajalcu, izkaže za nezadostno. V praksi se tudi večkrat pojavljajo primeri, ko ima delodajalec sicer sprejete vse potrebe obvezne (in priporočljive) akte, vendar v morebitnem postopku (inšpekcijskem, sodnem,…) delodajalec ne more dokazati, da je s temi akti dejansko seznanil delavce.
Med obvezne akte, ki jih mora delodajalec sprejeti, spadajo:
Akt o sistemizaciji delovnih mest v katerem se določijo dolžnosti, obveznosti in odgovornosti zaposlenih, načrtovanje in izvajanje kadrovske politike podjetja ter vnaprej uredijo podlage za sklepanje delovnih razmerij. Akt ni obvezen za delodajalce do 10 zaposlenih.
Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanja drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu je namenjen določanju postopka in načina ugotavljanja, če je delavec na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc. V pravilnik je v izogib morebitnim sporom vsekakor priporočljivo dodati, da je delavec dolžan delodajalca obvestiti v kolikor se zdravi s posameznimi psihoaktivnimi snovmi.
Pravilnik o ukrepih delodajalca za preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu. V praksi takšen pravilnik poimenujemo tudi »Pravilnik o mobingu«. Delodajalci pogosto navedeni pravilnik obravnavajo kot nesorazmerno breme, ki so ga dolžni prevzeti, pri čemer pa se v praksi določila redko izvajajo oz. jih uporabljajo samo delavci. Priporočeno je, da se vse delavce jasno seznani s vsebino pravilnika in se jim v podpis da tudi izjavo, da tudi sami prepovedanih dejanj ne bodo počeli drugim delavcem. S tem se delavca jasno seznani, da ni samo delavec varovan nasproti delodajalcu ampak pravilnik zavezuje tudi delavca samega do drugih.
Pravilnik o izvajanju programa promocije zdravja na delovnem mestu je obvezen akt, ki pa ga do leta 2015 podjetja niso imela, saj je Ministrstva za zdravje šele v letu 2015 sprejelo smernice za promocijo zdravja na delovnem mestu. Za pravilno izvajanje promocije zdravja na delovnem mestu mora delodajalec redno ugotavljati problematiko posameznih delovnih mest (npr. z anketami) oz. problematiko dela, ki ga delavci opravljajo. Sama možnost športne aktivnosti in zdrave prehrane še ne zagotavlja izvedbe pravilnika v skladu s smernicami, saj se kot promocija zdravja na delovnem mestu štejejo vse aktivnosti za izboljšanje delovnega okolja (npr. skupna kosila, ipd…).
Pravilnik o varovanju osebnih podatkov morajo obvezno izdelati in z njim seznaniti zaposlene podjetja, ki imajo vsaj 50 zaposlenih in upravljavci osebnih podatkov iz javnega sektorja. Prav tako je tovrsten pravilnik obvezen za notarje, odvetnike, detektive, izvršitelje, izvajalce zasebnega varovanja, zasebne zdravstvene delavce, izvajalce zdravstvenih storitev ter upravljavce občutljivih osebnih podatkov. Uredba je začela veljati 25.5.2016, njene določbe pa se bodo morale neposredno uporabljati v vseh državah članicah v dveh letih. Rok za prenos določb direktive v nacionalno zakonodajo je prav tako dve leti. Več o vsebini uredbe vam bomo predstavili v enem od bodočih člankov.
Izjava o varnosti z oceno tveganja je obvezen akt, ki ga mora imeti vsako podjetje, ki zaposluje vsaj eno osebo ter tudi samostojni podjetnik. Takšno izjavo za vsako posamezno podjetje izda ustrezno usposobljen strokovnjak. V njej delodajalec pisno izjavi, da izvaja vse ukrepe za zagotovitev varnosti in zdravja pri delu, glede preprečevanja nevarnosti in tveganja pri delu, obveščanja in usposabljanja delavcev, dajanja navodil, ustrezne organiziranosti ter zagotavljanja potrebnih materialnih sredstev v ta namen.
Pravilnik o računovodstvu je obvezen na podlagi Zakona o računovodstvu. V pravilniku se uredijo naloge in organizacija računovodstva ter pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi podjetja.
Zgoraj navedeni akti predstavljajo zakonski minimum, pri čemer pa se posameznim delodajalcem glede na dejavnost, ki jo opravljajo za dosego »varnega praga«, priporoča sprejetje tudi drugih priporočljivih aktov kot so npr. Pravilnik o delovnem času, letnih dopustih, bolezenski in drugih odsotnostih; Pravilnik o uporabi službenih vozil; Pravilnik o uporabi službenih mobilnih telefonov; Pravilnik o nagrajevanju in napredovanju delavcev; Pravilnik o nadurah; Pravilnih o disciplinski in odškodninski odgovornosti, itd…
